Fattura elettronica
per liberi professionisti

Fattura elettronica per liberi professionisti: chi è obbligato nel 2026

La fattura elettronica per liberi professionisti ha una storia breve e un po' confusa. Obbligo dal 2019 per chi stava in regime ordinario, poi i forfettari sopra i 25.000 € di ricavi dal 1° luglio 2022, poi tutti i forfettari dal 1° gennaio 2024. Oggi, se hai una partita IVA e vendi il tuo tempo, la fattura la mandi allo SdI. Punto. Non esiste più il libero professionista esonerato, e la domanda che ancora gira nei gruppi Facebook ("io sono forfettario, devo farla?") ha una sola risposta.

L'unico caso che resta fuori riguarda chi emette fatture a persone fisiche per prestazioni sanitarie da trasmettere al Sistema Tessera Sanitaria: lì vige il divieto di invio allo SdI, e la fattura resta cartacea o in PDF. Se sei fisioterapista, psicologo o nutrizionista, la tua strada è un'altra e la trovi nella guida alla fatturazione elettronica per professionisti sanitari. Per tutti gli altri, architetti, avvocati, consulenti, grafici, ingegneri, si prosegue qui.

Come viaggia una fattura: SdI, codice destinatario e PEC

Tecnicamente la fattura elettronica è un file XML nel formato FatturaPA. Tu scrivi importi e descrizioni, il software compone il file e lo trasmette al Sistema di Interscambio, lo SdI, che è il postino dell'Agenzia delle Entrate. Lo SdI controlla che il file sia formalmente corretto, lo recapita al destinatario e ne tiene copia nel cassetto fiscale di entrambi. Da quel momento la fattura esiste. Prima no.

Per recapitarla, lo SdI deve sapere dove. Hai due possibilità: il codice destinatario, sette caratteri che il cliente ha ottenuto dal proprio software di fatturazione, oppure la sua PEC. Il cliente te li dà una volta, tu li salvi in anagrafica e non ci pensi più.

E se il cliente è un privato senza partita IVA? Metti il codice convenzionale 0000000, sette zeri, più il suo codice fiscale. La fattura ufficiale finisce nel suo cassetto fiscale, dove nessun privato va mai a guardare, quindi tu gli mandi anche una copia di cortesia in PDF. Non è la fattura: è un promemoria educato con l'IBAN sopra.

Verso la Pubblica Amministrazione cambia il codice, sei caratteri, il codice univoco ufficio che trovi nell'indice IPA, e cambia anche l'IVA: la PA la versa direttamente allo Stato con il meccanismo dello split payment, quindi tu la esponi in fattura ma non la incassi. Verso l'estero, dal 1° luglio 2022 l'esterometro non esiste più: anche la fattura al cliente di Monaco o di Austin passa dallo SdI, con codice destinatario XXXXXXX, sette X. Lo SdI serve all'Agenzia, non al cliente estero, che riceverà da te un normale PDF.

Quando si emette: l'incasso, i 12 giorni e la proforma

Qui i professionisti hanno una regola tutta loro, e vale la pena capirla bene perché cambia il modo di lavorare. Per chi vende beni il momento che conta è la consegna; per chi presta servizi, e tu sei tra questi, il momento impositivo è il pagamento (art. 6, DPR 633/72). La fattura la fai quando arrivano i soldi, non quando chiudi il lavoro.

Marta, architetta a Bologna, chiude un progetto da 3.200 € il 10 marzo. Il cliente paga il 28 aprile. La fattura di Marta porta la data del 28 aprile e va trasmessa allo SdI entro 12 giorni da quel giorno, cioè entro il 10 maggio. Se Marta avesse fatturato il 10 marzo avrebbe anticipato IVA e imponibile su soldi che non aveva ancora visto. Legale, ma poco furbo.

Prima dell'incasso il documento giusto è l'avviso di parcella, o proforma: il nome cambia da studio a studio, la sostanza no. Riporta gli importi che il cliente dovrà pagare, non ha numero di fattura, non va allo SdI e non genera IVA. Quando arriva il bonifico la trasformi in fattura, con gli stessi importi.

Le sanzioni meritano due righe. Dal settembre 2024 l'omessa o tardiva fatturazione costa il 70% dell'IVA non documentata, con un minimo di 300 € per operazione. Se la fattura non ha IVA, come quelle dei forfettari o le operazioni esenti, la sanzione parte dal 5% del corrispettivo, sempre con il minimo di 300 €. Ordini di grandezza, non cifre da tatuarsi: quello che devi ricordare è che una fattura da 150 € dimenticata può costartene 300. Tenere d'occhio il calendario delle scadenze fiscali aiuta, ma la scadenza dei 12 giorni te la devi segnare da solo, perché parte dal tuo incasso e nessuno te la ricorda.

Ritenuta, cassa e bollo: le righe che gli altri non hanno

La fattura di un artigiano ha compenso, IVA, totale. La tua ne ha almeno due in più, e a seconda del regime anche una terza. Sono le righe che fanno sembrare la parcella di un professionista un piccolo rebus, e sono anche quelle che il portale gratuito dell'Agenzia non ti aiuta a calcolare.

La ritenuta d'acconto del 20%

Se sei in regime ordinario e il cliente è un sostituto d'imposta (un'azienda, un altro titolare di partita IVA, un condominio), lui trattiene il 20% del tuo compenso e lo versa all'Erario per conto tuo. Tu incassi meno, ma a giugno quei soldi li ritrovi già versati come acconto IRPEF. Un prestito forzoso allo Stato, in pratica. Se il cliente è un privato niente ritenuta, non è un sostituto e ti paga tutto. I forfettari non la subiscono mai, e devono scriverlo in fattura. Ci arriviamo tra poco.

La rivalsa della cassa previdenziale

La cassa a cui versi i contributi ti permette di addebitare al cliente una percentuale del compenso: il 4% per Inarcassa (architetti e ingegneri) e per Cassa Forense (avvocati), il 2% per ENPAP (psicologi). Se non hai una cassa di categoria e versi alla Gestione Separata INPS, puoi addebitare una rivalsa del 4%, ma è una tua scelta, non un obbligo. In tutti i casi la rivalsa concorre alla base imponibile IVA: l'IVA si calcola su compenso più cassa.

C'è una differenza che frega molti alla prima fattura: la rivalsa INPS 4% è soggetta a ritenuta d'acconto, quella delle casse di categoria no. Chiara, consulente HR a Torino in Gestione Separata, su un compenso da 1.000 € con rivalsa 4% subisce la ritenuta su 1.040 €, cioè 208 €. Marta, con Inarcassa, la subisce su 1.000 €, cioè 200 €. Otto euro di differenza, ma il commercialista li vede al primo sguardo. E un software decente pure.

Un esempio con tutti i numeri

Prendiamo Marta, regime ordinario, Inarcassa, cliente azienda. Compenso 1.000 €.

Il cliente bonifica a Marta 1.068,80 € e versa 200 € all'Erario a suo nome. Il totale documento che lo SdI legge è 1.268,80 €: la ritenuta non lo riduce, è solo un'indicazione di come verrà pagato. Se Marta fosse in Gestione Separata, la ritenuta sarebbe su 1.040 € e il netto scenderebbe a 1.060,80 €.

La marca da bollo da 2 €

Se la tua fattura non ha IVA e supera i 77,47 €, ci va il bollo da 2 €. Riguarda i forfettari e chi fa operazioni esenti. Non è più quella adesiva da leccare: è un bollo virtuale, un flag nel file XML, e lo paghi a trimestri dal portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia, che ti prepara il conteggio da sola. È a carico tuo, ma puoi riaddebitarlo al cliente come riga fuori campo IVA. Simone, grafico forfettario a Padova, su un logo da 600 € aggiunge 2 € di bollo e incassa 602 €; a fine trimestre versa all'Agenzia i 2 € di quella fattura insieme a tutti gli altri, ed è pari.

Se sei forfettario: RF19, N2.2 e le due diciture

Nel tracciato XML il regime forfettario ha un codice, RF19. L'ordinario è RF01. Lo imposti una volta nel software e lui lo scrive su ogni fattura. Poi ogni riga della tua fattura, non avendo IVA, deve dichiarare una natura: N2.2, "non soggette, altri casi". E in fondo, nel campo delle causali, le due frasi che il commercialista ti ha fatto copiare: "Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, L. 190/2014" e "Operazione non soggetta a ritenuta d'acconto".

Se dimentichi le diciture lo SdI non respinge la fattura: controlla la forma, non il senso. Ma la fattura è irregolare, e il cliente azienda, non trovando scritto che sei forfettario, potrebbe applicarti la ritenuta per prudenza. Poi passi due mesi a recuperarla. Simone, al primo anno, ci è cascato con un cliente che gli ha trattenuto 120 € su 600 e li ha restituiti a Natale. Se stai scegliendo con cosa fatturare, abbiamo scritto una guida al software per il regime forfettario nel 2026 che entra nel dettaglio di queste impostazioni.

Le fatture che ricevi: il ciclo passivo

La fattura elettronica è una strada a doppio senso. Anche il commercialista, il coworking e il fornitore di software ti fatturano via SdI, e lo SdI deve sapere dove recapitare. Due cose da fare una volta sola: comunicare il tuo codice destinatario a chi ti fattura e, soprattutto, registrare il tuo indirizzo telematico nel cassetto fiscale, dentro Fatture e Corrispettivi. Con l'indirizzo registrato lo SdI ignora quello che scrive il fornitore e recapita sempre al tuo software, anche se lui ha sbagliato codice o ha messo sette zeri. La procedura passo per passo è nella guida al codice SdI e al ciclo passivo.

Perché ti interessa? Perché le fatture di acquisto sono i tuoi costi, e i costi deducibili li devi avere sotto mano a fine anno, con l'IVA da detrarre se sei in ordinario. Avere attivo e passivo nello stesso posto vuol dire che a gennaio il commercialista ti chiede meno cose, e tu rispondi più in fretta. In Pazienza il ciclo passivo è compreso nel piano base: le fatture dei fornitori arrivano accanto a quelle che emetti, senza moduli a parte.

Conservazione: dieci anni, e non bastano i PDF

Le fatture elettroniche vanno conservate per dieci anni, e conservate vuol dire conservazione digitale a norma: un processo che garantisce integrità, data certa e leggibilità nel tempo. La cartella "Fatture 2026" sul desktop non lo è. Nemmeno Google Drive. Nemmeno il PDF stampato e messo nel faldone, per quanto rassicurante.

L'Agenzia offre un servizio di conservazione gratuito: aderisci una volta nel portale Fatture e Corrispettivi e da lì conserva tutto quello che passa dallo SdI a tuo nome, in entrata e in uscita. Fallo anche se usi un software, non costa niente ed è una rete di sicurezza. I software seri in ogni caso conservano in automatico; la domanda da fare prima di firmare è cosa succede alle fatture conservate se smetti di pagare.

Con cosa farle: portale gratuito, software a canone o altro

Il portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia è gratis e funziona. È anche brutto da far male: non ricorda i clienti se non glieli reinserisci, non gestisce parcelle ricorrenti, non ha uno scadenzario, non ti dice chi non ti ha ancora pagato. Se emetti tre fatture al mese e hai pazienza, ce la fai. Oltre, cominci a odiarlo, e a un certo punto il tempo che ci perdi vale più di qualunque canone.

Il passo successivo sono i software a canone mensile, tra i 10 e i 30 € al mese, cioè tra i 120 e i 360 € l'anno. Fanno tutto quello che serve. Il problema spesso arriva alla scadenza: smetti di pagare e non vedi più nemmeno le fatture degli anni passati finché non rinnovi. I tuoi dati diventano l'ostaggio. Abbiamo messo in fila i prezzi dei principali software di fattura elettronica se vuoi fare i conti con calma.

Pazienza è nata da questo fastidio. È una web app, la apri dal browser e non installi niente. Il piano Standard costa 48 € all'anno più IVA, 4 € al mese, e comprende fatturazione elettronica attiva e passiva, anagrafiche clienti e prodotti, 100 trasmissioni allo SdI incluse e fino a tre collaboratori. Alla scadenza l'app resta accessibile in lettura: storico, anagrafiche, documenti, tutto. Il prezzo non aumenta al rinnovo. E il primo mese è gratuito, senza carta di credito: fai la tua prima fattura seguendo la guida passo passo per creare una fattura e vedi se ti ci trovi.

In Pazienza un credito è una trasmissione allo SdI. Se fai più di 100 fatture l'anno, i crediti aggiuntivi si comprano a pacchetto, 10 per 4 €, quaranta centesimi a fattura, e non scadono mai, nemmeno a licenza scaduta. Oppure scarichi l'XML e lo carichi tu sul portale dell'Agenzia, senza consumare crediti. I dettagli sono nella pagina dei prezzi e in quella sulla fatturazione elettronica senza abbonamento; se oltre alle fatture hai un'agenda da gestire o cartelle cliniche da tenere, c'è il piano Premium a 98 € l'anno.