Passare alla conservazione gratuita dell'Agenzia delle Entrate:
la guida con esempi

Cos'è il servizio e cosa copre

È un servizio di conservazione a norma gratuito per le fatture elettroniche emesse e ricevute che sono transitate dallo SdI. Si raggiunge dal portale Fatture e Corrispettivi, con SPID, CNS o credenziali Entratel, nella sezione «Fatturazione elettronica e Conservazione». Si attiva una volta sola, leggendo il manuale del servizio e sottoscrivendo l'accordo.

L'adesione è della persona che ha la partita IVA, non del software. Questo è il punto che rende possibile il passaggio: cambiando fornitore, l'adesione resta dov'è e non va rifatta. Dal giorno successivo all'adesione tutte le fatture che passano dallo SdI, come cedente o come cessionario, vengono inviate in conservazione in automatico.

Restano fuori le fatture che non sono elettroniche o non sono passate dallo SdI. Se ne parla nel terzo esempio.

Il vecchio servizio: quanto dura quello che hai

I servizi di fatturazione che conservano i documenti lo fanno di solito per la durata del contratto. Alla scadenza può esserci un periodo di sola consultazione: alcuni servizi indicano per esempio 90 giorni dopo la scadenza. Il tuo contratto può dire altro: la prima cosa da fare è leggerlo.

Per questo il passaggio si fa prima della scadenza, quando tutto è ancora scaricabile. Il quadro più ampio, con codice destinatario e numerazione, è nella checklist per cambiare software di fatturazione a fine anno; qui si tratta solo della conservazione.

Le due porte d'ingresso: automatica e manuale

Un documento entra nel servizio in due modi, e la differenza è tutta nella data.

• Recupero automatico alla data di adesione. Aderendo si può indicare una data di partenza anteriore, per recuperare le fatture già transitate dallo SdI. Quella data non può essere anteriore al 1° gennaio del secondo anno precedente a quello dell'adesione.
• Caricamento manuale. Con l'adesione attiva si può chiedere la conservazione anche di fatture con data di emissione coincidente o anteriore alla data di sottoscrizione, caricandole a mano dal portale. Il limite dei due anni non vale qui: riguarda solo il recupero automatico.

Esempio 1: Marta aderisce a dicembre 2026

Marta ha emesso circa 70 fatture l'anno e ne ha ricevute circa 40 dai fornitori. Il servizio è attivo dal 2019, quindi nell'archivio ci sono sette anni pieni più il 2026 in corso. Il contratto scade a febbraio 2027.

Se aderisce a dicembre 2026 e indica come partenza il 1° gennaio 2024, il 2024, il 2025 e il 2026 entrano da soli. Restano gli anni dal 2019 al 2023, cioè cinque anni da caricare a mano.

I numeri del caricamento manuale sono questi: cinque anni per 70 emesse fanno 350 fatture, cinque anni per 40 ricevute ne fanno 200, in tutto 550 documenti. Raggruppati per anno e per tipo, sono 10 ZIP. Marta ne scopre uno più grande del previsto: le emesse del 2021 contengono alcune fatture con un allegato incorporato e il suo archivio supera i 5 MB. Il limite è per file, quindi lo divide in due. I pacchetti diventano 11.

Non li manda tutti insieme. Per prima cosa invia un solo ZIP di prova, il più piccolo, e aspetta l'esito. Il portale risponde entro 72 ore, esclusi i festivi, con la ricevuta di avvio oppure con un rifiuto. Per il suo caso, sapere subito come reagisce il portale vale più della fretta: alcune guide indicano limiti sul numero di fatture per pacchetto, e se il suo ZIP da 70 fatture venisse rifiutato per questo motivo il calcolo cambierebbe. Nel caso peggiore, con pacchetti da 10 fatture, i 550 documenti diventerebbero 55 pacchetti: un lavoro più lungo, ma comunque fattibile in qualche sera.

Il calendario di Marta, a partire da lunedì 30 novembre:

• Dal 30 novembre: scarica tutti gli anni dal vecchio servizio, controlla che gli archivi si aprano.
• Intorno al 10 dicembre: aderisce al servizio, con partenza 1° gennaio 2024, e invia il pacchetto di prova.
• Verso il 15 dicembre: arriva la ricevuta di avvio. Invia gli altri 10 pacchetti.
• Da Natale a metà gennaio: controlla le ricevute di tutti gli invii, riprova quelli scartati.
• Solo a quel punto: disattiva il rinnovo del vecchio servizio e lo lascia scadere a febbraio.

Il 31 dicembre è la scadenza dell'adesione con la data più lontana, non dei caricamenti: gli anni più vecchi si possono inviare anche dopo, a adesione attiva. Meglio comunque non arrivare all'ultimo giorno, perché l'accesso con SPID o CNS e la lettura del manuale vogliono un po' di calma.

Esempio 2: la stessa Marta, ma a gennaio 2027

Se Marta aderisse a gennaio, il limite del recupero automatico salirebbe al 1° gennaio 2025. Il 2025 e il 2026 entrerebbero da soli; il 2024 si aggiungerebbe agli anni da caricare a mano.

La differenza, per un archivio di questa taglia, è di 110 documenti e di due pacchetti in più. Non è un ostacolo insormontabile, ma ha un costo di tempo: a gennaio, con il contratto che scade a febbraio, restano poche settimane per aspettare le 72 ore di ogni invio, correggere gli scarti e riprovare. Con un archivio più grande, o con più anni, la differenza pesa di più. La conclusione è onesta e semplice: aderire a dicembre conviene, perché sposta lavoro da fare dal gennaio al dicembre e lascia più margine.

Esempio 3: Giulia, fisioterapista, e le fatture che non passano dallo SdI

Giulia è fisioterapista a Bergamo e in un anno emette circa 120 fatture a pazienti persone fisiche e una ventina a società e studi che hanno bisogno della fattura elettronica. Ne riceve una trentina dai fornitori. Le prestazioni sanitarie a persone fisiche hanno regole proprie: il loro invio non passa dallo SdI.

Il servizio dell'Agenzia, secondo le FAQ, riguarda le fatture elettroniche transitate dallo SdI. Per Giulia questo significa che sono coperte le circa 20 fatture emesse a società e studi e le circa 30 ricevute, in tutto una cinquantina di documenti l'anno. Le 120 fatture ai pazienti no.

Quelle vanno archiviate altrove, in carta o in un servizio privato di conservazione. La scelta dipende dalla sua situazione e dalle indicazioni del commercialista: per questa parte conviene sentirlo prima di cambiare software e prima che il vecchio servizio scada, perché nessun servizio dell'Agenzia se ne occuperà al posto suo. Se il vecchio servizio conserva anche quelle, i file vanno scaricati e messi al sicuro con gli altri.

Lo stesso ragionamento vale per chi ha operazioni particolari o fatture non elettroniche: prima di dare tutto per coperto, si verifica quali documenti sono passati dallo SdI. Il quadro generale è nella fattura elettronica per liberi professionisti.

La sequenza in sei passi

1. Scarica tutto, prima della scadenza

Dal vecchio servizio si scaricano gli XML (o i P7M) di emesse e ricevute, le notifiche dello SdI se servono e gli eventuali «file conservati», che in alcuni servizi si scaricano a parte. Molti servizi limitano i download, per esempio a 400 fatture per volta: si procede anno per anno e per blocchi. Poi si controlla che gli archivi si aprano e che il numero di file corrisponda al report.

2. Aderisci al servizio dell'Agenzia, con la data più lontana

Dal portale Fatture e Corrispettivi, sezione «Fatturazione elettronica e Conservazione», si legge il manuale e si sottoscrive l'accordo. Nel campo della data di partenza si indica la più lontana consentita: a dicembre 2026 è il 1° gennaio 2024.

3. Carica a mano i file più vecchi

Il percorso descritto dalle guide è: Fatture e Corrispettivi, Fatturazione elettronica e Conservazione, riquadro «Conservazione», «Nuovo invio in conservazione», «Fai una nuova richiesta di conservazione». I menu possono cambiare, quindi da controllare sul portale. Si caricano XML, P7M o ZIP, anche con più fatture. Il sistema verifica che il codice fiscale o la partita IVA di chi carica compaia nella fattura. Un file con data successiva alla data di adesione viene respinto, perché quelle fatture sono già conservate in automatico.

4. Controlla ricevute e scarti

Per ogni file il portale genera una richiesta di conservazione e controlla formato (schema XSD), integrità della firma o del sigillo quando presenti, e dimensione. Entro 72 ore, esclusi i festivi, arriva la ricevuta di avvio del processo di conservazione oppure un rifiuto. Se i controlli non passano lo stato è «Scartato» e sono riportati i motivi: si corregge e si rinvia. Si scarta anche un file più grande di 5 MB, per cui si divide l'archivio in due.

5. Solo a quel punto, lascia scadere o disdici il vecchio servizio

Quando ogni ricevuta di avvio è arrivata, si può disattivare il rinnovo e lasciare scadere il contratto. Come individuare l'impostazione e la differenza tra disdetta e recesso sono nella guida sul rinnovo automatico del software di fatturazione.

6. Importa lo storico nel nuovo software

Questo passaggio è indipendente dai precedenti. Importare gli XML nel nuovo software serve a consultare e a lavorare con lo storico: non conserva nulla ai fini di legge. In Pazienza si fa da Impostazioni, Importa storico, con gli XML di emesse e ricevute; le emesse entrano già consegnate, senza consumare crediti.

Quanto dura e come si esce

Secondo il manuale del servizio, le fatture sono conservate per 15 anni dalla data di avvio del processo di conservazione, anche in caso di mancato rinnovo, recesso o risoluzione, se non è stata chiesta la restituzione completa. L'obbligo di legge per le scritture fiscali è di 10 anni; per i dettagli normativi si chiede al commercialista.

Dal portale si possono richiedere le fatture conservate, in un pacchetto di distribuzione con le fatture e i file di conservazione. In caso di recesso si può chiedere l'export completo in un formato interoperabile. Se un giorno si volesse passare a un altro conservatore, il trasferimento modifica la data di conservazione dei documenti: è un dettaglio da tenere presente.

Il manuale è del 1° luglio 2018. Le procedure possono essere cambiate nel frattempo: prima di agire si controlla il portale.

Riepilogo: cosa si conserva, come e quando

La checklist con le date

Le date sono quelle del caso di Marta con adesione a dicembre 2026: se il contratto scade prima, si anticipa tutto di conseguenza.

Domande frequenti