Andrea è architetto a Bologna e fa circa 90 fatture l'anno. Il suo contratto di fatturazione scade a febbraio e ha deciso di cambiare software. Ha tre timori: perdere lo storico, restare senza conservazione e non ricevere più le fatture dei fornitori.
Sono timori comprensibili se il passaggio è improvvisato, e quasi tutti evitabili se si segue un ordine. Le cose da spostare sono tre: i file delle fatture, la conservazione e l'indirizzo di ricezione. Questa checklist vale per qualsiasi fornitore. Le regole sulla conservazione sono quelle pubblicate dall'Agenzia delle Entrate.
Perché la fine dell'anno è un buon momento
Per tre ragioni pratiche. La numerazione delle fatture riparte di norma da 1 a gennaio, quindi il nuovo software si avvia senza riportare l'ultimo numero emesso. Le fatture dell'anno concluso restano tutte nello stesso archivio, già chiuso e controllabile. Infine dicembre è l'ultimo mese utile per aderire alla conservazione gratuita con la data di partenza più lontana consentita, come spiegato più sotto.
La regola di fondo resta una: il vecchio servizio si lascia scadere solo a passaggio finito. Per un periodo i due software convivono. Le impostazioni del rinnovo del vecchio contratto sono nella guida sul rinnovo automatico del software di fatturazione.
1. Scaricare gli XML di emesse e ricevute
Il file XML è l'originale della fattura elettronica: il PDF ne è solo una rappresentazione. Per ogni anno conviene scaricare tre pacchetti: gli XML delle emesse, gli XML delle ricevute e, se il servizio lo offre, un report in formato foglio di calcolo come indice di controllo. Le notifiche dello SdI, che dimostrano la consegna, di solito si scaricano insieme alle fatture.
Molti servizi limitano il numero di fatture scaricabili con una sola richiesta, spesso a poche centinaia. Con uno storico lungo si lavora a blocchi, anno per anno. Se il servizio offre anche la conservazione, i file conservati possono richiedere un export separato rispetto agli XML: vale la pena verificarlo.
Finito il download si controlla a campione che gli archivi si aprano e che il conteggio dei file coincida con quello del report. Una copia va tenuta fuori dal computer di lavoro.
2. La conservazione: quella del fornitore e quella dell'Agenzia delle Entrate
La conservazione offerta da un fornitore dura in genere quanto il contratto: quando il servizio termina, il fornitore non è più tenuto a custodire i documenti. Chi cambia software deve quindi sapere dove stanno le proprie fatture dopo il passaggio.
L'Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione gratuito. Si attiva una volta dal portale Fatture e Corrispettivi, leggendo il manuale e sottoscrivendo l'accordo di servizio, e riguarda le fatture transitate dallo SdI. L'adesione è del contribuente e non del software: cambiando fornitore non si sposta e non va rifatta.
Il dettaglio che fa scegliere la data
Aderendo, si possono portare in conservazione anche fatture già transitate dallo SdI, indicando una data di partenza. L'Agenzia precisa che tale data non può essere anteriore al 1° gennaio del secondo anno precedente a quello dell'adesione. Aderendo entro il 31 dicembre 2026 si arriva al 1° gennaio 2024. Aderendo a gennaio 2027 il limite diventa il 1° gennaio 2025. Con questo calendario, chi aderisce a dicembre recupera un anno in più.
Le fatture precedenti al limite restano da custodire con i file scaricati dal vecchio servizio, per i dieci anni previsti. Per questa parte conviene sentire il commercialista. Il quadro generale è nella guida alla fattura elettronica per liberi professionisti.
3. Il codice destinatario da aggiornare
Il codice destinatario è un codice di 7 caratteri che indica allo SdI dove consegnare le fatture ricevute. Se in passato è stato registrato quello del vecchio servizio, sul portale Fatture e Corrispettivi o presso i fornitori, le fatture continueranno ad arrivare lì anche dopo il cambio.
- Sul portale dell'Agenzia: si sostituisce il codice nella registrazione dell'indirizzo telematico. Vale per tutte le fatture, anche quando il fornitore ha indicato un altro codice nel file.
- Con i fornitori abituali: si comunica il nuovo codice a quelli che fatturano di più, a partire da chi invia fatture ogni mese.
Una fattura spedita con il vecchio codice va all'intermediario precedente e non compare nel nuovo software. Un motivo in più per tenere attivo il vecchio servizio finché i fornitori non hanno il codice nuovo. Un esempio di impostazione del ciclo passivo è nella guida al ciclo passivo e al codice SDI.
4. La numerazione che riparte
La numerazione deve essere progressiva e senza duplicati nell'anno. Cambiando software a gennaio, il nuovo archivio parte da 1 e non c'è nulla da riportare. Cambiando a metà anno bisogna annotare l'ultimo numero emesso e far proseguire la sequenza, oppure concordare con il commercialista un criterio diverso, per esempio un nuovo registro con un suffisso.
Le anagrafiche dei clienti vanno preparate in parallelo: se il vecchio servizio permette di esportarle, si usa quel file come promemoria. In caso contrario l'inserimento è questione di una mattina per qualche decina di clienti.
Un calendario fino a gennaio
| Quando | Cosa fare |
|---|---|
| Subito | Controllare la data di scadenza del contratto in corso e il giorno del rinnovo. Aprire un account sul nuovo software e fare qualche prova. |
| Entro novembre | Scaricare XML, file conservati, notifiche e report di tutti gli anni. Controllare a campione che gli archivi si aprano. |
| Entro il 31 dicembre 2026 | Aderire alla conservazione gratuita dell'Agenzia delle Entrate indicando la data di partenza più lontana consentita (1° gennaio 2024). Aggiornare il codice destinatario sul portale. |
| Gennaio | Prime fatture emesse con il nuovo software, numerazione da 1, nuovo codice comunicato ai fornitori, caricamento degli XML ricevuti che servono. |
| Alla scadenza del vecchio contratto | Lasciare scadere il servizio, dopo aver disattivato il rinnovo. Se è previsto un periodo di sola consultazione, usarlo per recuperare ciò che fosse sfuggito. |
Il calendario si adatta alla scadenza del contratto: se cade a febbraio, come per Andrea, gennaio è un buon mese di lavoro in parallelo, senza dover chiudere nulla in fretta.
Pazienza
Se stai valutando un'alternativa
In Pazienza le fatture ricevute si importano come XML dalla sezione Acquisti, con la sorgente «Importa file». La conservazione gratuita presso l'Agenzia delle Entrate è accompagnata da una guida all'adesione. Chi apre un account entro il 31/12/2026 ha 6 mesi di licenza e 250 crediti fattura, poi si parte da 18 €/anno + IVA.
Domande frequenti
Posso cambiare software di fatturazione senza perdere le fatture?
La conservazione dell'Agenzia delle Entrate resta mia se cambio fornitore?
Entro quando conviene aderire alla conservazione gratuita?
Cosa cambia per il codice destinatario?
Perché la fine dell'anno è un buon momento per cambiare?
Come si scaricano molte fatture insieme?
Fonti e verifica
Le condizioni sulla conservazione sono quelle pubblicate sul sito dell'Agenzia delle Entrate e consultate il 16 ottobre 2026. Procedure e date possono cambiare: prima di agire conviene confermarle alla fonte.
Altri approfondimenti: rinnovo automatico del software di fatturazione, come creare una fattura, prezzi di Pazienza, 6 mesi gratis.